Как отправить большой PDF по почте
Почтовые сервисы ограничивают размер вложений, и тяжёлый скан упирается в этот лимит. Разберём три рабочих пути: уменьшить файл, разделить его или отправить ссылкой — и когда какой уместен.
Сжать PDF →Сначала поймите, почему файл тяжёлый
Почти всегда дело в сканах: каждая отсканированная страница — это фотография в высоком разрешении. Десяток страниц легко даёт десятки мегабайт, хотя текста там на пару листов.
Текстовый PDF, сохранённый из Word, весит копейки. Если ваш документ тяжёлый — внутри почти наверняка картинки.
Почему письмо не проходит, хотя файл вроде помещается
Вложение уходит не в исходном виде: почта кодирует его в текст (base64), и в письме файл весит примерно на треть больше, чем на диске. 20 МБ на диске — это около 27 МБ в письме, и лимит в 25 МБ такой файл уже не пропустит.
Отсюда практическое правило: целиться надо не в лимит, а примерно в две трети от него. У Gmail потолок письма — 25 МБ. В Яндекс.Почте вложения тяжелее 25 МБ вообще не уезжают вложением: файлы автоматически попадают на Яндекс.Диск, а получателю приходит ссылка. Цифры у сервисов разные, механика одна.
Путь первый: сжать
Самый простой вариант и в большинстве случаев достаточный. Сжатие уменьшает разрешение картинок внутри файла, документ при этом остаётся читаемым.
Начните со среднего сжатия и посмотрите результат. Если всё ещё не проходит — примените сильное. Для чтения на экране этого хватает с запасом; повышенное качество имеет смысл беречь только для печати.
Что теряется при сжатии
Сжатие перерисовывает страницы в картинки. Проверено на документе со сканом и строкой текста: 168 КБ превратились в 39 КБ (−76 %), размер листа сохранился — но текстовый слой исчез полностью. Из результата уже нельзя выделить и скопировать ни строчки, и поиск по документу ничего не найдёт.
Для скана это ничего не меняет: там и так была картинка. А договор, сохранённый из Word, после сжатия перестанет быть текстовым. Если получателю нужно копировать оттуда реквизиты или искать по документу, отправляйте оригинал, а сжатую версию оставьте для случая, когда файл иначе не уходит.
Когда сжимать бесполезно
Текстовый PDF сжимать нечем: страницы в нём занимают килобайты, а перерисовка в картинки сделала бы файл тяжелее. Инструмент это распознаёт и отдаёт исходный файл без изменений — проверено: документ на 1,1 КБ вернулся ровно таким же, с пометкой «без изменений».
Если вы видите такую пометку, дальше давить бессмысленно — даже самая сильная степень ничего не даст. Уменьшать надо не качество, а состав: убрать лишние страницы или разделить документ на части.
Путь второй: убрать лишнее
Прежде чем давить качество, посмотрите, все ли страницы нужны. В сканах регулярно оказываются пустые обороты, дубли и вторые экземпляры.
Извлеките только нужные страницы в отдельный файл, а потом сожмите — часто одного этого достаточно, чтобы уложиться в лимит без потери качества.
Путь третий: разделить на части
Если документ действительно большой и весь нужен целиком, разделите его на несколько файлов и отправьте отдельными письмами.
Называйте части понятно: «Договор часть 1 из 3», «часть 2 из 3». Получателю будет ясно, всё ли дошло.
Когда лучше отправить ссылку
Если после сжатия файл всё равно очень тяжёлый, загрузите его в облако и пришлите ссылку. Но помните: документ при этом окажется на стороннем сервисе, поэтому для паспортов, договоров и медицинских документов лучше всё-таки сжать и отправить вложением.
Если документ конфиденциальный, разумнее обрабатывать его локально: онлайн-сжатие в браузере не загружает файл никуда — он остаётся на вашем компьютере.
Частые вопросы
Какой максимальный размер вложения?
У разных сервисов по-разному: у Gmail — 25 МБ на письмо, в Яндекс.Почте всё тяжелее 25 МБ автоматически уезжает на Диск и приходит ссылкой. Учтите, что вложение кодируется в текст и в письме весит примерно на треть больше, чем на диске.
Сильно ли портится документ при сжатии?
Для чтения на экране разница почти незаметна. Заметное падение качества начинается только при самом сильном сжатии сканов.
Что сжимается лучше всего?
Сканы и файлы с фотографиями — в разы. Чисто текстовые PDF почти не сжимаются, там нечего уменьшать.
Почему после сжатия из документа перестал копироваться текст?
Потому что сжатие перерисовывает страницы в изображения — это обратная сторона выигрыша в весе. Проверено на нашем инструменте: после сжатия текстовый слой не извлекается вовсе. Если текст нужен, храните оригинал.
Сжал файл, а размер не изменился — что делать?
Значит, внутри нечего сжимать: документ состоит из текста, а не из картинок, и инструмент возвращает исходник. Уменьшайте по-другому: извлеките только нужные страницы или разделите документ на несколько писем.