Как поставить факсимиле подписи
Факсимиле — это точное изображение подписи, которое ставят вместо того, чтобы расписываться каждый раз вручную. Разберём, как сделать его аккуратно и куда его можно ставить.
Подписать PDF →Как сделать изображение подписи
Распишитесь на чистом белом листе тёмной ручкой — гелевая даёт более плотную линию, чем шариковая.
Сфотографируйте лист строго сверху при равномерном освещении, без тени от руки и бликов. Или отсканируйте, если есть сканер.
Обрежьте изображение так, чтобы вокруг подписи осталось немного белого поля. Один раз сделали — используете дальше сколько угодно.
Как поставить факсимиле в документ
1. Откройте PDF в редакторе.
2. Вставьте изображение подписи.
3. Перетащите его к строке для подписи и подберите размер — ориентируйтесь на то, как подпись выглядела бы на бумаге.
4. Сохраните документ.
Где факсимиле уместно, а где нет
Факсимиле обычно используют на документах, которые не требуют собственноручной подписи: письмах, поздравлениях, приглашениях, некоторых внутренних бумагах, а также по договорённости сторон, если такая возможность прямо предусмотрена договором.
Там, где закон или контрагент требует собственноручную подпись либо квалифицированную электронную подпись, факсимиле не подходит. Если сомневаетесь — уточните у принимающей стороны заранее, это дешевле, чем переделывать.
Берегите файл с подписью
Изображение вашей подписи — это фактически ключ, которым можно воспользоваться без вас. Не выкладывайте его в облака и мессенджеры и не загружайте на случайные сайты.
Обрабатывайте документы инструментом, который работает в браузере: тогда картинка подписи никуда не отправляется.
Что говорит закон
Факсимиле — это клише, механическое воспроизведение собственноручной подписи. Пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок, но только в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Ключевые слова здесь — «соглашением сторон». Без такого соглашения контрагент вправе не принять документ с факсимиле, и в споре он будет прав.
Как оформить соглашение о факсимиле
- Включите в договор отдельный пункт: стороны допускают подписание документов по договору факсимильным воспроизведением подписи.
- Перечислите, на какие документы это распространяется — например, на счета и акты, но не на сам договор и дополнительные соглашения.
- Приложите к договору образцы оттисков факсимиле обеих сторон.
- Подпишите сам договор собственноручно — соглашение о факсимиле, подписанное факсимиле, юридического смысла не имеет.
Где факсимиле не примут
| Документ | Почему |
|---|---|
| Первичные учётные документы | Требуется подпись лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни |
| Налоговая отчётность и декларации | Подаются с квалифицированной электронной подписью |
| Банковские документы, карточка образцов подписей | Банк требует собственноручную подпись |
| Доверенности | Требуется собственноручная подпись доверителя |
| Трудовые договоры и кадровые документы | Работник подписывает лично |
| Документы в суд | Подписываются собственноручно либо квалифицированной ЭП |
Если документ относится к этому списку, вариантов два: собственноручная подпись на бумаге или квалифицированная электронная подпись.
Риск, о котором забывают
Файл с изображением подписи — это фактически ваша подпись в свободном доступе. Попав к постороннему, он позволяет проставить её на любом документе, а доказывать потом, что подпись поставили не вы, придётся вам.
Поэтому картинку подписи не пересылают в мессенджерах «на всякий случай», не хранят в общих папках и не отдают подрядчикам. Разумный минимум — держать файл на одном устройстве и ставить подпись самому.
Частые вопросы
Чем факсимиле отличается от ЭЦП?
Факсимиле — это картинка подписи. ЭЦП — криптографическая подпись, подтверждающая автора и неизменность документа.
Как сделать факсимиле без сканера?
Сфотографируйте подпись на белом листе телефоном сверху при ровном свете.
Можно ли ставить факсимиле на договоры?
Только если это прямо согласовано сторонами. Иначе нужна собственноручная подпись или КЭП.
Можно ли подписывать факсимиле счета?
Да, если стороны письменно договорились о таком способе подписания. Без соглашения контрагент вправе документ не принять.
Подходит ли факсимиле для налоговой?
Нет. Отчётность подаётся с усиленной квалифицированной электронной подписью, а первичные документы требуют подписи ответственного лица.
Чем факсимиле отличается от электронной подписи?
Факсимиле — это изображение подписи, оно ничего не подтверждает криптографически. Электронная подпись по 63-ФЗ связывает документ с подписантом и позволяет проверить, что файл не менялся.