Как заверить копию документа
Заверенная копия — это копия с отметкой о том, что она соответствует оригиналу. Разберём, из чего состоит такая отметка и как оформить её, если документ у вас в электронном виде.
Печать и подпись →Из чего состоит отметка
Обычно на копии размещают надпись «Копия верна» или «Верно», должность и подпись заверяющего с расшифровкой, дату заверения и печать, если она используется.
Отметку ставят на свободном месте — как правило, под текстом документа, чтобы она не перекрывала содержание.
Как оформить в электронном виде
1. Откройте копию документа в редакторе PDF.
2. Добавьте текстовую надпись «Копия верна» и остальные реквизиты — должность, фамилию, дату.
3. Поставьте подпись и, если нужно, печать.
4. Разместите всё компактно на свободном поле и сохраните файл.
На что обратить внимание
Отметка не должна перекрывать текст, реквизиты и подписи на самом документе — иначе копию могут не принять.
Проверьте читаемость: если копия сделана со скана, убедитесь, что после сжатия текст остался разборчивым. Слишком сильное сжатие иногда делает мелкий шрифт нечитаемым.
Если копия многостраничная, уточните у принимающей стороны, нужно ли заверять каждый лист или достаточно последнего.
Важное ограничение
Так оформляется обычное заверение — например, для внутреннего оборота или по запросу контрагента. Нотариальное заверение копии таким способом не заменяется: его делает только нотариус.
Если от вас требуют именно нотариально заверенную копию, электронная отметка не подойдёт.
Как выглядит отметка по ГОСТу
Порядок оформления описан в ГОСТ Р 7.0.97-2016 — это национальный стандарт по организационно-распорядительной документации. Отметка о заверении копии размещается под реквизитом «подпись» и включает четыре элемента.
- слово «Верно»;
- наименование должности лица, заверившего копию;
- его собственноручную подпись;
- расшифровку подписи — инициалы и фамилию;
- дату заверения.
Если копия передаётся в другую организацию, к отметке добавляют надпись о месте хранения подлинника («Подлинник документа находится в …») и заверяют её печатью организации.
Кто вправе заверить копию
| Кто | Что может заверить |
|---|---|
| Руководитель организации | Любые документы организации |
| Сотрудник по доверенности или приказу | Документы в пределах полномочий — обычно кадровые и бухгалтерские |
| Индивидуальный предприниматель | Свои документы |
| Гражданин | Свои документы — там, где принимающая сторона это допускает |
| Нотариус | Копии, для которых закон требует нотариального заверения |
Прежде чем заверять, проверьте требования принимающей стороны: одни принимают копию, заверенную организацией, другим нужен нотариус, третьим — только оригинал для сверки.
Многостраничный документ
- Каждый лист отдельно — надёжный вариант: отметка ставится на каждой странице.
- Сшив целиком — листы прошиваются, на обороте последнего наклеивается бумажная пломба с надписью «Прошито и пронумеровано N листов», подписью и печатью.
- Электронный образ — заверьте отметкой первую и последнюю страницы, если принимающая сторона не требует иного.
Пронумеровать листы удобно заранее — инструментом нумерации страниц, а собрать документ в один файл — объединением.
Если копию снимают на бумаге и сразу с двух сторон, порядок действий у копира другой — он описан в статье как сделать ксерокопию с двух сторон.
Частые вопросы
Что писать на копии?
«Копия верна» или «Верно», должность, подпись с расшифровкой и дату. При наличии — печать.
Заменяет ли это нотариуса?
Нет. Нотариальное заверение делает только нотариус.
Где разместить отметку?
На свободном месте, чаще под текстом, так чтобы она ничего не перекрывала.
Можно ли заверить копию с телефона?
Да, если редактор работает в мобильном браузере.
Что именно писать на копии?
«Верно», должность заверившего, его подпись с расшифровкой и дату. Для передачи в другую организацию добавляют место хранения подлинника и заверяют печатью.
Можно ли заверить копию электронно?
Электронный образ с наложенной отметкой — это удобный рабочий вариант для обмена с контрагентом. Для налоговой, суда и регистрирующих органов нужен бумажный оригинал или файл, подписанный квалифицированной электронной подписью.
Как заверить многостраничный документ?
Либо отметка на каждом листе, либо прошивка с пломбой на обороте последнего листа, где указано количество листов.